Com escollir la plataforma de ticketing adequada per al teu teatre

Canviar la plataforma de venda d'entrades d'un teatre no és una decisió tècnica: és una decisió estratègica. Afecta com el públic descobreix la teva programació, quant guanyes per cada butaca venuda, quina imatge de marca projectes i, sovint, quines dades pots recuperar el dia que decideixis marxar.

Aquesta guia està escrita pensant en direccions artístiques, gerències i responsables de comunicació de teatres i sales que estan valorant una nova eina. No pretén ser exhaustiva, sinó donar-te els criteris que —per la nostra experiència treballant amb equipaments culturals— són els que realment marquen la diferència a mig termini.

Un teatre no compra "un software". Compra un proveïdor que estarà al seu costat els pròxims cinc anys i que gestionarà la relació amb els seus espectadors.

1. Entén el cost real: llicència, comissió per entrada o mixt

El primer que has de mirar no és el preu de la tarifa, sinó com es cobra. Al mercat conviuen tres models:

• Llicència anual fixa. Pagues una quota i vens tantes entrades com vulguis sense recàrrec addicional. És el model que utilitzem, per exemple, al nostre pla Pro (1.450 €/any): el cost és el mateix venguis 3.000 o 30.000 entrades.
• Comissió per entrada. Un percentatge o un import fix per cada entrada venuda. Semblant a un "SumUp de les entrades". És còmode si acabes de començar, però pot menjar-se una part important dels ingressos quan la sala funciona.
• Model mixt. Una quota reduïda més una comissió petita, o una comissió que la paga l'espectador (ticket fee). Aquest últim cas s'ha de mirar amb lupa: qui l'acaba pagant és el teu públic, i afecta la percepció de preu.

Fes un exercici senzill: agafa la venda dels últims 12 mesos i aplica-hi cada model. La diferència entre pagar 1.450 €/any fixos i pagar un 5% sobre 200.000 € de facturació és de 10.000 € perduts en comissions. Aquest càlcul, per a un teatre municipal, és la diferència entre poder programar una companyia més o no.

2. Marca blanca: el públic ha de veure't a tu, no al proveïdor

Quan un espectador compra una entrada per veure la teva programació, l'últim que hauria de veure abans de rebre el PDF és el logo del teu proveïdor. Sona obvi, però la meitat de les plataformes que hi ha al mercat forcen la seva marca a la pàgina de compra, al correu de confirmació i fins i tot a l'entrada impresa.

La marca blanca real vol dir:

• Domini propi (o subdomini com entrades.elteuteatre.cat).
• Colors, tipografia i logo del teatre a la pàgina de compra.
• Correus transaccionals sortint del teu domini, no del del proveïdor.
• PDF de l'entrada amb la teva capçalera i les teves condicions.

Si un equipament perd la marca al moment més important —el pagament— està regalant reconeixement a un tercer i està deixant escapar dades valuoses de comportament del seu propi públic.

3. Mapes de seients: precisió, accessibilitat i abonaments

Un teatre no ven "una entrada", ven "la butaca 12 de la fila G". El mapa de seients és una de les zones on més fàcilment un software es queda curt. Coses a comprovar:

• Suport per a butaques amb visibilitat reduïda, laterals o rebaixades de preu.
• Zones accessibles: butaca per a persona amb cadira de rodes + acompanyant enllaçats.
• Bloqueig temporal quan un usuari està triant (per evitar dobles vendes).
• Renderitzat mòbil: si el mapa no es pot fer servir amb un dit, perds el 60% del públic potencial.
• Vinculació amb abonaments: una butaca "reservada per a abonat" no s'ha de poder vendre solta.

4. Gestió d'abonats i socis: el veritable actiu a llarg termini

Els abonaments són la base de la sostenibilitat d'un teatre. Assegura't que la plataforma et permet:

• Definir tipus d'abonament flexibles (temporada, mig any, packs de tres funcions…).
• Renovació assistida amb la mateixa butaca de l'any anterior.
• Descomptes creuats: un abonat que compra una entrada solta, la té amb el descompte automàtic.
• Estadístiques d'ús: quins abonats venen realment i quins han deixat de venir (per anticipar-te a una baixa).

Un teatre que perd un abonat cada any perd molt més que la seva quota: perd un ambaixador que porta amics i que compra una copa al bar.

5. Exportació de dades: la teva base d'usuaris és teva

Aquest és un dels punts que més s'obliden i que més mal fan el dia que vols canviar de proveïdor. Pregunta explícitament:

• Puc exportar la meva base d'espectadors en qualsevol moment i sense cost addicional?
• En quin format? (Un CSV amb totes les compres és mínim.)
• Hi ha API per treure les dades de manera automàtica cap al meu CRM o eina d'email?
• Què passa amb aquestes dades si donem de baixa el servei?

Un contracte seriós ha de deixar clar per escrit que les dades dels espectadors són del teatre, no del proveïdor. Si no ho està, no signis.

6. Suport humà i en la teva llengua

El divendres a les 19:30, quan hi ha cua a taquilla i el mapa no carrega, no vols un formulari de tiquets amb resposta a "24-48 hores laborables". Vols una persona al telèfon. Assegura't:

• Horari d'atenció compatible amb la teva programació (funcions de vespre i cap de setmana).
• SLA de resposta per escrit en l'oferta, no de paraula.
• Atenció en la teva llengua de treball (català, castellà o basc, segons el cas).
• Formació inclosa en l'alta: no t'has d'espavilar sola/sol amb un manual PDF.

7. Compatibilitat amb la contractació pública

Si ets un teatre municipal o depens d'una administració, el proveïdor haurà de complir requisits que un teatre privat no exigeix: facturació via FACe, compliment de l'ENS (Esquema Nacional de Seguretat), garanties sobre el tractament de dades, etc. Molts proveïdors internacionals no els compleixen. Al nostre cas, per exemple, actualment estem en procés d'avaluació de la certificació ENS, i és una informació que qualsevol proveïdor seriós t'ha de donar sense embuts.

8. Pla de migració: com hi entres i com en pots sortir

Un bon proveïdor no només et ven l'entrada al seu sistema: també et deixa clar com en surts. Demana per escrit:

• Període de migració estimat.
• Suport durant el canvi (importació de la base d'abonats històrica).
• Condicions de sortida (data de tall, exportació final, esborrat).

Checklist ràpid abans de signar

• Quina és la despesa total anual amb el meu volum real de vendes?
• Els correus i la pàgina de compra porten la meva marca?
• Puc exportar totes les dades en qualsevol moment i sense cost?
• El proveïdor compleix RGPD i ENS (o hi està treballant públicament)?
• El suport és en la meva llengua i amb horari compatible amb funcions?
• Els abonaments són flexibles i renovables amb la mateixa butaca?
• Hi ha SLA per escrit a l'oferta?
• Tinc clar el pla de sortida el dia que decideixi canviar?

Si el proveïdor no et sap respondre per escrit a aquestes vuit preguntes, no és el proveïdor que necessites.

I si vols saber com ho fem nosaltres

A YesWeTicket treballem amb aquest enfocament: llicència fixa (des de 1.450 €/any el pla Pro), marca blanca real, exportació de dades sempre disponible i suport humà en català i castellà. Si vols veure com quedaria la teva sala a la plataforma, demana una demo i te la mostrem sense cap compromís.